Datenschutz bei unseren Veranstaltungen – Informationspflichten gem. Art. 13, 14 DS-GVO

I. Informationspflichten gem. Art. 13 DS-GVO

1. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich (Art. 13 Abs. 1 lit. a DS-GVO)?

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist der:

Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz e. V.
vertreten durch Herrn Moritz Petry, Geschäftsführer
Deutschhausplatz 1, 55116 Mainz
Tel.: 06131 / 23 98 - 0
E-Mail: info@gstbrp.de

2. Datenschutzbeauftragter (Art. 13 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der Postadresse 

SECURiON Rheinland-Pfalz GmbH
Hindenburgplatz 1, 55118 Mainz 
Tel.: 06131 63409-30
E-Mail: datenschutz@securion.de
mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten GStB“.

3. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Datenverarbeitung? (Art. 13 Abs. 1 lit. c DS-GVO)?

a) Zwecke

Mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verfolgen wir – im Sinne unserer Satzung – folgende Zwecke:

• Versand von Einladungen, Programmen etc. anlässlich von Gremiensitzungen
• Versand von Einladungen zu Veranstaltungen
• Durchführung von Sicherheitsprüfungen durch das BKA, sofern bei einer Veranstaltung/Sitzung notwendig
• Erstellung eines Teilnehmerverzeichnisses bei unsererseits initiierten Veranstaltungen
• Durchführung von öffentlichen Veranstaltungen
• Berichterstattung von Veranstaltungen, an denen Personen des öffentlichen Lebens teilnehmen und daher ein hohes Interesse an medialer Berichterstattung besteht
• Versand der Veranstaltung nachfolgenden Informationen (bspw. Tagungsband)
  
  

b) Rechtsgrundlage

aa) Rechtsgrundlage für die Wahrnehmung der unter a) dargestellten Vereinszwecke ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e DS-GVO i. V. m. § 3 LDSG RLP

bb) Rechtsgrundlage für die Erstellung von Fotos/ Videos ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DS-GVO i. V. m. § 22 KUG, sofern nicht die Ausnahme des § 23 KUG greift

cc) Rechtsgrundlage für eine Sicherheitsprüfung durch das BKA ist bei Vorliegen entsprechender Voraussetzungen Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DS-GVO

4. Wer bekommt die Daten (Art. 13 Abs. 1 lit. e DS-GVO)?

In Wahrnehmung unserer Aufgaben setzen wir teilweise Dienstleister (Versanddienstleister, externes Gästemanagement) ein, mit denen wir jeweils vorab einen Auftragsverarbeitungsvertrag im Sinne des Art. 28 DS-GVO geschlossen haben und die die personenbezogenen Daten somit ausschließlich entsprechend unserer Weisung verarbeiten dürfen.

Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten, kann dies dazu führen, dass diese Daten in ein Land übermittelt werden, welches nicht den gleichen Datenschutzstandard wie die Europäische Union gewährleistet. In diesem Fall stellen wir sicher, dass die Dienstleister vertraglich oder auf andere Weise ein gleichwertiges Datenschutzniveau garantieren. Sie können über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten eine Kopie dieser Garantien anfordern.

Die personenbezogenen Daten werden zudem unter Umständen im Rahmen erstellter Teilnehmerverzeichnisse (teilweise auch in elektronischem Format) anderen Teilnehmenden einer Veranstaltung sowie ggf. eingesetzten Moderatoren zur Verfügung gestellt.

Bei Sitzungen und Veranstaltungen, an denen Personen des öffentlichen Interesses teilnehmen und daher ein hohes Interesse an einer medialen Berichterstattung besteht (wie z. B. Mitgliederversammlung, Parlamentarischer Abend), nehmen wir den Namen und die Funktion/berufliche Position dieser Personen des öffentlichen Interesses in Gästelisten/Teilnehmerverzeichnisse auf, die wir – über die bisher beschriebene Nutzung hinaus – auch auf der Website und in den sozialen Medien des Gemeinde- und Städtebundes Rheinland-Pfalz Dritten, z. B. interessierten Pressevertretern, zur Einsicht und zum Download zur Verfügung stellen.

Darüber hinaus werden bei unseren Veranstaltungen regelmäßig Fotos und/oder Videos aufgenommen, die teilweise auf unserer Homepage, in unseren Social-Media-Kanälen, im Rahmen von externer und interner Berichterstattung oder im Newsletter „kos-direkt“ veröffentlicht werden, ggf. auch zusammen mit Ihrem Namen. Neben den Foto- und Videoaufnahmen werden dabei automatisch auch Metadaten, wie z. B. Ort und Zeit der Aufnahme und Standort, in den Digitalkameras gespeichert. Sofern hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, werden wir diese separat einholen.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass bei einigen Veranstaltungen wie der Mitgliederversammlung externe Berichterstatter zugegen sind, die Fotos und Videos erstellen. Diese unterliegen dem besonderen Medien- und Presseprivileg. 

Sofern die betroffene Person zu einer Veranstaltung eingeladen ist, die eine Sicherheitsüberprüfung erfordert, werden die personenbezogenen Daten zudem an das BKA weitergeleitet.

5. Wie lange werden die Daten gespeichert (Art. 13 Abs. 2 lit. a DS-GVO)?

Grundsätzlich werden die Daten, unabhängig von der unter 3 b) benannten konkreten Rechtsgrundlage gespeichert, bis der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus nur erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.

6. Welche Rechte hat die betroffene Person in Bezug auf die Daten (Art. 13 Abs. 2 lit. b DS-GVO)?

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der DS-GVO insbesondere folgende Rechte:

a) Recht auf Auskunft

Recht auf Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DS-GVO).

b) Recht auf Berichtigung

Recht auf Berichtigung, soweit die betreffenden Daten unrichtig oder unvollständig sind (Art. 16 DS-GVO).

c) Recht auf Löschung

Recht auf Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten, sofern die Daten nicht noch zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben benötigt werden (Art. 17 DS-GVO).

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Recht, unter den in der Vorschrift genannten Voraussetzungen, eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DS-GVO).

e) Recht auf Datenübertragbarkeit

Recht der betroffenen Person, ihre personenbezogenen Daten von einer verantwortlichen Stelle auf die andere zu übertragen, sowie Recht auf Herausgabe an die betroffene Person selbst (Art. 20 DS-GVO), sofern die Voraussetzungen des Art. 20 DS-GVO im Einzelfall vorliegen.

f) Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus einer persönlichen, besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen (Art. 21 DS-GVO).

7. Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 13 Abs. 2 lit. c DS-GVO)

Recht der betroffenen Person, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wenn die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. a i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO bzw. § 19 Abs. 1 LDSG beruht, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Dies kann ggf. im Hinblick auf bereits erteilte Druckaufträge Relevanz entwickeln.

8. Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 lit. d DS-GVO)

Recht einer betroffenen Person auf Beschwerde beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, sofern sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden/wurden (Art. 77 DS-GVO).

Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
Telefon: 06131 8920 – 0
Telefax:  06131 8920 – 299
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

9. Bereitstellung der personenbezogenen Daten aufgrund besonderer Konstellation (Art.  3 Abs. 2 lit. e DS-GVO)

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, im Rahmen der vorgenannten Zwecke ist diese allerdings erforderlich, um entsprechende Informationen zur Verfügung stellen zu können.

In den Fällen, in denen eine Sicherheitsprüfung durch das BKA durchgeführt wird, ist die Bereitstellung personenbezogener Daten gesetzlich vorgeschrieben. Sofern die Daten nicht bereitgestellt werden, ist keine Veranstaltungsteilnahme möglich

10. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 13 Abs. 2 lit. f DS-GVO)

Eine automatisierte Entscheidungsfindung – einschließlich Profiling – im Sinne des Art. 22 DS-GVO, die unmittelbar rechtliche Wirkung entfaltet, findet nicht statt.

II. Informationspflichten gem. Art. 14 DS-GVO

Grundsätzlich erheben wir personenbezogene Daten unmittelbar bei der betroffenen Person selbst.

Sofern dies ausnahmsweise nicht der Fall ist, werden nachstehend ergänzend die Informationen für die Konstellation einer Datenerhebung bei Dritten dargestellt, also eine Information darüber, welche Kategorien personenbezogener Daten wir wo (Datenquelle) erhoben haben/erheben.

1. Kategorien der personenbezogenen Daten (Art. 14 Abs 1 lit. d DS-GVO)

Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Personendaten wie Vor- und Nachname, ggf. Titel
• Kontaktinformationen, insbesondere Adresse, ggf. Telefonnummer, E-Mail-Adresse(n), Faxnummer
• Angaben zu Arbeitgeber/Dienstherr (Gemeinde/Stadt/kommunalen Einrichtung)
• Angaben zu beruflicher Position 
• ggf. Geburtsdatum und Geburtsort (z. B. bei Einladungen zu Veranstaltungen, die eine Sicherheitsüberprüfung durch das BKA erfordern)

2. Datenquelle (Art. 14 Abs. 2 lit. f DS-GVO)

• Kommune (Beschäftigungsgeber/Dienstherr)
• Institution (Beschäftigungsgeber/Dienstherr)