Datenschutz bei unserer Verbandsarbeit und allgemeinen Anfragen – Informationspflichten gem. Art. 13, 14 DS-GVO

I. Informationspflichten gem. Art. 13 DS-GVO

1. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich (Art. 13 Abs. 1 lit. a DS-GVO)?

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist der:

Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz e. V.
vertreten durch Herrn Moritz Petry, Geschäftsführer
Deutschhausplatz 1, 55116 Mainz
Tel.: 06131 / 23 98 - 0
E-Mail: info@gstbrp.de

2. Datenschutzbeauftragter (Art. 13 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der Postadresse 

SECURiON Rheinland-Pfalz GmbH
Hindenburgplatz 1, 55118 Mainz 
Tel.: 06131 63409-30
E-Mail: datenschutz@securion.de
mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten GStB“.

3. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Datenverarbeitung? (Art. 13 Abs. 1 lit. c DS-GVO)?

a) Zwecke

Mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verfolgen wir –  im Sinne unserer Satzung – folgende Zwecke: 

• Beratung und Information der Mitglieder (Kommunen) und die Beantwortung gestellter Anfragen
• Abfrage kommunal relevanter Sachverhalte und Durchführung von Umfragen
• Kommunikation unserer Verbandsstrategie und unseres verbandspolitischen Handelns 
• Besetzung von Gremien 
• Ehrung von Kommunalpolitikern, die an das Dienst- und Lebensalter gebunden ist 
• Newsletterversand
• Förderung des demokratischen Staatswesens zur Wahrung der gemeinsamen Belange der Mitglieder
• Vertretung der gemeinsamen Interessen der Mitglieder bei der Landesregierung, dem Landtag und anderen Körperschaften des öffentlichen Rechts
• Beratung der Landesregierung und des Landtags bei der Vorbereitung und Durchführung von Gesetzen und sonstigen Rechtsvorschriften
• Beratung der Mitglieder und Förderung moderner Verwaltungsformen und –methoden, sowie Pflege des gegenseitigen Meinungs- und Erfahrungsaustauschs
• Unterrichtung der Öffentlichkeit über Aufgaben und Fragen der Gemeinden, Städte und ihrer Verbände 
  
  

b) Rechtsgrundlage

Rechtgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die Wahrnehmung der unter a) dargestellten Vereinszwecke ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit e DS-GVO i.V.m. § 3 LDSG RLP sowie Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DS-GVO bei der Beantwortung gestellter Anfragen.

4. Wer bekommt die Daten (Art. 13 Abs. 1 lit. e DS-GVO)?

Interne Empfänger der Daten sind die Mitarbeitenden unseres Hauses sowie Dienstleister, mit denen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen haben und die Ihre personenbezogenen Daten somit ausschließlich nach unserer Weisung verarbeiten.

Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten, kann dies dazu führen, dass diese Daten in ein Land übermittelt werden, welches nicht den gleichen Datenschutzstandard wie die Europäische Union gewährleistet. In diesem Fall stellen wir sicher, dass die Dienstleister vertraglich oder auf andere Weise ein gleichwertiges Datenschutzniveau garantieren. Sie können über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten eine Kopie dieser Garantien anfordern.

Soweit es zur Beantwortung Ihrer Anfrage notwendig ist, können die Daten ferner an externe Empfänger weitergegeben werden, wie beispielsweise 

• Landesregierung, Landtag und anderen Körperschaften des öffentlichen Rechts
• kreisangehörige Gemeinden und ihre Verbände
• Deutscher Städte- und Gemeindebund

5. Wie lange werden die Daten gespeichert (Art. 13 Abs. 2 lit. a DS-GVO)?

Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.

6. Welche Rechte hat die betroffene Person in Bezug auf die Daten (Art. 13 Abs. 2 lit. b DS-GVO)?

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der DS-GVO insbesondere folgende Rechte:

a) Recht auf Auskunft

Recht auf Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DS-GVO).

b) Recht auf Berichtigung

Recht auf Berichtigung, soweit die betreffenden Daten unrichtig oder unvollständig sind (Art. 16 DS-GVO).

c) Recht auf Löschung

Recht auf Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten, sofern die Daten nicht noch zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben benötigt werden (Art. 17 DS-GVO).

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Recht, unter den in der Vorschrift genannten Voraussetzungen, eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DS-GVO).

e) Recht auf Datenübertragbarkeit

Recht der betroffenen Person, ihre personenbezogenen Daten von einer verantwortlichen Stelle auf die andere zu übertragen, sowie Recht auf Herausgabe an die betroffene Person selbst (Art. 20 DS-GVO), sofern die Voraussetzungen des Art. 20 DS-GVO im Einzelfall vorliegen.

f) Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus einer persönlichen, besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen (Art. 21 DS-GVO).

7. Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 13 Abs. 2 lit. c DS-GVO)

Recht der betroffenen Person, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wenn die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. a i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO bzw. § 19 Abs. 1 LDSG beruht, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. 

8. Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 lit. d DS-GVO)

Recht einer betroffenen Person auf Beschwerde beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, sofern sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden/wurden (Art. 77 DS-GVO).

Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
Telefon: 06131 8920 – 0
Telefax:  06131 8920 – 299
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

9. Bereitstellung der personenbezogenen Daten aufgrund besonderer Konstellation (Art.  3 Abs. 2 lit. e DS-GVO)

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, im Rahmen der vorgenannten Zwecke ist diese allerdings erforderlich, um entsprechende Informationen zur Verfügung zu stellen bzw. Anfragen zu bearbeiten.

10. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 13 Abs. 2 lit. f DS-GVO)

Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling (Art. 22 Abs. 1 und 4 DS-GVO).

II. Informationspflichten gem. Art. 14 DS-GVO

Grundsätzlich erheben wir personenbezogene Daten unmittelbar bei der betroffenen Person selbst.

Sofern dies ausnahmsweise nicht der Fall ist, werden nachstehend ergänzend die Informationen für die Konstellation einer Datenerhebung bei Dritten dargestellt, also eine Information darüber, welche Kategorien personenbezogener Daten wir wo (Datenquelle) erhoben haben/erheben.

1. Kategorien der personenbezogenen Daten (Art. 14 Abs 1 lit. d DS-GVO)

Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Personendaten wie Vor- und Nachname, ggf. Titel
• Kontaktinformationen, insbesondere Adresse, ggf. Telefonnummer, E-Mail-Adresse(n), Faxnummer
• Angaben zu Arbeitgeber/Dienstherr (Gemeinde/Stadt/kommunalen Einrichtung)
• Angaben zu beruflicher Position 
• ggf. Amtsantritt
• ggf. Parteizugehörigkeit/Zugehörigkeit zu einer Wählergruppe (bei Vertretern politischer Ämter) – hierbei handelt es sich um eine besondere Kategorie personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DS-GVO

2. Datenquelle (Art. 14 Abs. 2 lit. f DS-GVO)

• Kommune (Beschäftigungsgeber/Dienstherr)
• Institution (Beschäftigungsgeber/Dienstherr)
• Öffentlich zugängliche Quellen wie Wahlbekanntmachungen etc.